La información contable en la empresa

Tiempo estimado de lectura: ~25 min · Saberes LOMLOE: B.6, D.3 · Pre-requisitos: Unit 9 (función financiera)

Al acabar esta unidad sabrás:

• Identificar las obligaciones contables que el Código de Comercio impone a toda empresa.
• Distinguir las cinco cuentas anuales y describir las dos principales (balance y P&G).
• Clasificar los elementos del balance en las cinco grandes masas (ANC, AC, PN, PNC, PC) y verificar la ecuación contable.
• Construir una cuenta de pérdidas y ganancias hasta el resultado del ejercicio.
• Reconocer los principios contables que dan validez a las cuentas anuales y la diferencia entre devengo y caja.

Todas las empresas, sin excepción, están obligadas a llevar contabilidad y a presentar cuentas anuales. La obligación nace del Código de Comercio de 1885 —reformado decenas de veces— y se concreta en el Plan General de Contabilidad (PGC) vigente desde 2007. La función contable no es burocrática: es la que permite a la empresa, a sus socios, a la administración tributaria y a sus financiadores tener una imagen rigurosa de qué está pasando con el dinero. Esta unidad introduce el lenguaje básico que la Unidad 11 utilizará para analizar.

Las obligaciones contables

El Código de Comercio impone a todo empresario tres obligaciones contables básicas:

Consecuencias del incumplimiento

El incumplimiento de estas obligaciones tiene consecuencias serias y crecientes con el tiempo:

• Dificulta el acceso a la financiación bancaria. Sin cuentas depositadas, los bancos consideran a la empresa opaca y aplican primas de riesgo más altas o, directamente, deniegan la financiación.
• Limita las deducciones fiscales. Hacienda puede rechazar deducciones que no estén soportadas en contabilidad ordenada.
• Puede invertir la carga de la prueba en pleitos. En conflictos mercantiles, la empresa sin contabilidad tiene que demostrar lo que afirma; la que la tiene solo necesita aportarla.
• En casos de quiebra, puede convertir la insolvencia en culpable, con responsabilidad personal de los administradores. La diferencia entre quiebra fortuita y quiebra culpable es la cárcel evitada en algunos casos.

Las cinco cuentas anuales

Las cuentas anuales son cinco documentos que toda sociedad debe formular al cierre del ejercicio:

• Balance: foto fija del patrimonio en un momento concreto.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias: resultado obtenido durante el ejercicio.
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto: cómo ha variado el patrimonio neto entre el principio y el final del año.
• Estado de Flujos de Efectivo: por dónde ha entrado y salido el dinero líquido.
• Memoria: documento explicativo que detalla y comenta lo que los otros cuatro presentan.

Las pymes pueden presentar versiones abreviadas y, en algunos casos, omitir el Estado de Flujos de Efectivo. Para esta unidad nos centraremos en las dos principales: balance y cuenta de pérdidas y ganancias.

El balance: la foto fija del patrimonio

El balance es un cuadro de doble entrada que muestra, a una fecha concreta (normalmente el 31 de diciembre), qué tiene la empresa (activo) y cómo se ha financiado (patrimonio neto + pasivo). Las dos columnas tienen que sumar exactamente lo mismo: si la empresa tiene 100.000 € de activo, ese activo necesariamente se ha financiado con 100.000 € entre patrimonio neto y pasivo. Esta igualdad fundamental es la ecuación contable básica:

Activo = Patrimonio neto + Pasivo

El activo

El activo agrupa los bienes y derechos de la empresa, ordenados según su grado de liquidez (cuánto cuesta convertirlos en dinero). Se divide en dos masas:

• Activo no corriente (o fijo): elementos que permanecen en la empresa más de un año. Inmovilizado material (edificios, maquinaria, vehículos), inmovilizado intangible (patentes, software, marca), inversiones financieras a largo plazo.
• Activo corriente (o circulante): elementos que se convierten en dinero en menos de un año. Existencias, deudas de clientes, dinero en bancos y caja.

El patrimonio neto y el pasivo

El patrimonio neto y el pasivo agrupan las fuentes de financiación, ordenadas según su grado de exigibilidad (cuándo hay que devolverlas):

• Patrimonio neto: lo que pertenece a los socios. Capital social aportado, reservas (beneficios no distribuidos de años anteriores), resultado del ejercicio (beneficio o pérdida del año en curso). No es exigible: nadie puede reclamarlo.
• Pasivo no corriente: deudas a más de un año (préstamos bancarios a largo plazo, leasing, obligaciones emitidas).
• Pasivo corriente: deudas a menos de un año (proveedores, acreedores, créditos a corto plazo, hacienda y seguridad social pendientes).

La cuenta de pérdidas y ganancias

Si el balance es la foto fija, la cuenta de pérdidas y ganancias (también llamada cuenta de resultados o, en inglés, income statement o P&L) es la película de todo el ejercicio: cuánto ha ingresado la empresa, cuánto ha gastado y, por tanto, cuánto ha ganado o perdido durante el año. Su estructura habitual en el PGC es:

La cuenta de pérdidas y ganancias no mide el dinero que ha entrado y salido de la caja —para eso está el Estado de Flujos de Efectivo—, sino el beneficio devengado: ingresos y gastos imputados al periodo aunque todavía no se hayan cobrado o pagado. La diferencia entre beneficio contable y caja es importante y veremos sus implicaciones en la próxima unidad.

Imagen fiel y principios contables

El PGC exige que las cuentas anuales presenten la imagen fiel del patrimonio, la situación financiera y los resultados de la empresa. Para garantizarlo, establece nueve principios contables obligatorios, de los cuales conviene reconocer al menos cinco:

1. Empresa en funcionamiento. Se asume que la empresa va a seguir operando, salvo prueba en contrario. Solo si esto no se cumple cambia el criterio de valoración (se valora a precio de liquidación).
2. Devengo. Las operaciones se imputan al ejercicio en que ocurren, no cuando se cobra o paga.
3. Uniformidad. Una vez elegido un criterio (p. ej. método de amortización), debe mantenerse en el tiempo.
4. Prudencia. Solo se reconocen beneficios al cierre cuando son realizados; los riesgos y pérdidas se reconocen cuando son conocidos.
5. No compensación. No se pueden compensar partidas de activo y pasivo, ni de ingresos y gastos.

Cumplir estos principios no es una formalidad: cuando una empresa los infringe sistemáticamente —p. ej., adelantando el reconocimiento de ingresos para inflar el beneficio— se da el escenario clásico del fraude contable, que en casos extremos lleva a quiebras tan célebres como la de Enron en 2001.

Conexión con el proyecto capstone

Cada equipo cierra esta unidad con dos entregables: una proyección del balance previsto al final del primer año (qué activos tendrá, cómo se habrán financiado, dónde quedará el patrimonio neto) y una cuenta de pérdidas y ganancias previsional del mismo periodo, indicando ingresos esperados, principales gastos, resultado de explotación y resultado del ejercicio. Estas dos previsiones serán la base del análisis financiero que se hará en la Unidad 11.

Glosario de la unidad

• Contabilidad: técnica de registro sistemático y ordenado de las operaciones económicas de una empresa.
• Cuentas anuales: conjunto de documentos contables que la empresa formula al cierre del ejercicio (balance, P&G, ECPN, EFE, memoria).
• Balance: foto fija del patrimonio en una fecha concreta. Refleja activo, pasivo y patrimonio neto.
• Cuenta de Pérdidas y Ganancias (P&G): película del ejercicio. Ingresos menos gastos = resultado.
• Activo no corriente (ANC): bienes y derechos que permanecen en la empresa más de un año.
• Activo corriente (AC): bienes y derechos que se convierten en dinero en menos de un año.
• Patrimonio neto (PN): parte del balance que pertenece a los socios (capital, reservas, resultado).
• Pasivo no corriente (PNC): deudas con vencimiento a más de un año.
• Pasivo corriente (PC): deudas con vencimiento a menos de un año.
• Ecuación contable básica: Activo = Patrimonio neto + Pasivo. Siempre cuadra.
• EBIT (resultado de explotación): beneficio antes de intereses e impuestos.
• BAI (resultado antes de impuestos): EBIT más/menos resultado financiero.
• Devengo: principio que imputa ingresos y gastos al ejercicio en que ocurren, no cuando se cobra o paga.
• Imagen fiel: principio rector del PGC. Las cuentas deben representar fielmente la situación de la empresa.
• Partida doble: sistema contable formalizado por Pacioli (1494). Cada operación se registra a la vez en dos cuentas: debe y haber.

Para profundizar

• Omeñaca García, J. (2017), Contabilidad general (13ª ed.), Deusto. El manual más usado en grados de ADE y ciclos formativos españoles. Muy accesible para profundizar más allá de los cinco principios básicos vistos en clase.
• Lainez Gadea, J. A. y Bellostas Pérez-Grueso, A. J. (2020), Contabilidad y normas internacionales, Pirámide. Para entender la convergencia entre el PGC español y las NIIF internacionales — relevante para empresas que quieren operar en mercados europeos.
• Documental “Enron: The Smartest Guys in the Room” (Alex Gibney, 2005). Cuenta el mayor escándalo contable de la historia y explica de forma divulgativa qué pasa cuando los principios contables se infringen sistemáticamente.
• Página del ICAC (icac.gob.es), Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas. Resoluciones, consultas y sanciones recientes. Útil para ver casos reales de incumplimiento.
• Cuentas anuales reales de Mercadona (consultables en el Registro Mercantil). Comparar tres ejercicios consecutivos enseña más que diez capítulos de manual sobre cómo se lee un balance.

Preguntas para reflexionar

1. La frase atribuida a Pacioli dice que «no se acuesta el comerciante hasta que sus libros cuadran». En la era de las hojas de cálculo y los ERP, ¿sigue teniendo sentido esa disciplina diaria o es una pieza de folklore contable?
2. El caso Pescanova mostró que los principios contables se pueden vulnerar durante años antes de ser detectados. ¿Qué responsabilidad tiene la auditora externa? ¿Por qué KPMG fue sancionada y no inhabilitada?
3. El principio de devengo establece que se contabiliza cuando ocurre la operación, no cuando se cobra. Si fueras autónomo, ¿preferirías un criterio de caja (más simple, menos info) o de devengo (más completo, más trabajo)? Argumenta.